Audit d’extension

Questions liées à l’audit d’extension

4.1. Quel chiffre d'affaires est pris en compte pour déterminer la durée de l’audit lors d’une demande d’extension de certification à une nouvelle catégorie d’actions ?

Les modalités de calcul de la durée d’audit sont prévues à l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit et applicables à l’ensemble des audits du cycle, y compris l’audit d’extension puisqu’il est réalisé dans les conditions de l’audit initial. Conformément à cet article 4, « la durée de l'audit se calcule en fonction du chiffre d'affaires relatif à l'activité de prestataire d'action concourant au développement des compétences, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d'actions pour lesquelles il souhaite être certifié ».

A l’occasion de la demande d’extension de certification, l’organisme certificateur collecte le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire. Le chiffre d’affaires à prendre en compte pour déterminer la durée de l’audit d’extension est le total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle inscrit au bilan pédagogique et financier, et non le chiffre d’affaires réalisé sur une catégorie d’actions en particulier.

4.2. L’audit d’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions doit-il être réalisé sur site ?

L’audit d’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions est réalisé conformément au déroulement d’un audit initial. Il doit donc être réalisé sur site.

4.3. Un organisme a sollicité la certification sur deux catégories d’actions à l’audit initial. En raison des non-conformités détectées, la certification n'a pu lui être délivrée que sur une des deux catégories. Doit-il attendre trois mois avant de demander l’extension de sa certification sur l’autre catégorie ?

Le délai de trois mois avant le dépôt d’une nouvelle demande de certification s’applique à la catégorie d’actions concourant au développement des compétences sollicitée. L’organisme dont la certification a été accordée sur une catégorie et refusée sur l’autre devra attendre trois mois avant de demander l’extension de sa certification sur la catégorie qui n’avait pas été certifiée à l’audit initial.

4.4. Un organisme ayant fait l’objet d’un refus d’extension de certification sur une catégorie doit-il attendre trois mois avant de déposer une nouvelle demande d’extension pour cette catégorie ?

Oui, comme pour un refus de certification dans le cadre d’un audit initial, il devra attendre un délai de trois mois avant de déposer une nouvelle demande d’extension de sa certification sur cette catégorie.

4.5. Est-il possible de réaliser de manière concomitante l’audit de surveillance et l’audit d’extension ?

Conformément à l’article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit, l’audit d’extension de la certification sur une nouvelle catégorie d’actions peut intervenir à tout moment du cycle. Il est donc possible de réaliser l’audit d’extension en parallèle de l’audit de surveillance. Cependant, les durées prévues par l’arrêté pour chaque audit doivent être respectées. Les deux audits ont un objet différent et relèvent de deux décisions indépendantes l’une de l’autre (l’organisme peut ainsi voir sa certification maintenue à la suite de l’audit de surveillance tout en se voyant refuser l’extension de sa certification à une nouvelle catégorie d’actions).

4.6. L’émission d’un nouveau certificat au moment de l’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions concourant au développement des compétences repousse-t-elle la durée de validité de la certification de l’organisme de formation de trois ans pour l’ensemble des actions ?

L’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions est sans effet sur la durée de validité de la certification. L’organisme de formation devra solliciter le renouvellement de sa certification au cours de la troisième année suivant la certification obtenue à l’issue de l’audit initial.

NB : Conformément au décret n°2020-894 du 22 juillet 2020, les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021 ont une durée de validité de quatre ans.

4.7. Quelles sont les modalités d’audit lorsqu’un organisme multi-sites met en œuvre une nouvelle catégorie d’actions ?

Si un organisme multi-sites développe une activité sur une nouvelle catégorie d’actions sur un ou plusieurs de ses sites, l’organisme fait une demande d’extension de certification pour y intégrer cette catégorie, conformément à l’article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit. L’échantillon des sites porte uniquement sur le ou les sites mettant en œuvre la catégorie objet de la demande d’extension.

En cas de décision positive, le certificat de l’organisme est mis à jour en conséquence. L’extension du champ de la certification étant portée par l’organisme de formation (numéro de déclaration d’activité), elle est valable pour l’ensemble des sites. Ainsi, si un site de l'organisme certifié sur la catégorie n’est pas concerné au moment de la demande d’extension mais développe par la suite ses prestations sur cette catégorie, il ne sera pas nécessaire de procéder à un nouvel audit du site.

4.8. Un organisme titulaire d’un label CNEFOP peut-il bénéficier de la durée d’audit aménagée dans le cadre d’une demande d’extension de sa certification à une nouvelle catégorie d’actions ?

Non, les modalités d’audit aménagées sont valables uniquement pour l’audit initial. Un organisme titulaire d’un label CNEFOP ne pourra pas bénéficier de la durée aménagée dans le cadre d’une extension de sa certification à une nouvelle catégorie d’actions.