Organismes multi-sites

Questions liées aux organismes multi-sites

1.1. Qu’est-ce qu’un organisme multi-sites ?

Un organisme de formation (1) peut disposer, pour mettre en œuvre son activité, de plusieurs sites. Dans ce cas, pour être qualifié d’organisme multi-sites, la présence permanente de personnel est requise sur chacun des sites et il devra mettre en place une organisation lui permettant de répondre aux exigences fixées par l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail.

Cet article précise les caractéristiques d’une telle organisation comme suit :

« Un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale, qui ne correspond pas nécessairement au siège de l'organisme, qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités administratives, commerciales ou d'ingénierie entrant dans le champ de la certification sont réalisées. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l'organisme.

« Les sites font l'objet d'une surveillance régulière définie par la fonction centrale qui est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.

« Pour être qualifié de multi-sites :

« - l'organisme candidat doit avoir un seul et unique système qualité ;

« - l'organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l'entité et n'est pas sous-traitée ;

« - la fonction centrale doit avoir l'autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;

« - tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale. »

Il appartient à l’organisme candidat à la certification de faire la démonstration, auprès de l’organisme certificateur (2), qu’il remplit ces différents critères.

1 Un organisme de formation est un prestataire d’actions concourant au développement des compétences au sens de l’article L.6313-1 (actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage). 2 La certification Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur accrédité ou autorisé par le COFRAC, ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences.

1.2. Un réseau constitué de plusieurs personnes physiques ou morales déclarées comme organisme de formation peut-il être considéré comme un organisme multi-sites ?

Non. L’article L. 6316-1 du code du travail dispose que les prestataires mentionnés à l’article L. 6351-1, c’est-à-dire les organismes enregistrés auprès de la DREETS, sont certifiés en cas de financement public ou mutualisé (3). La certification Qualiopi est donc bien rattachée au numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité. L’annexe II du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 précise d’ailleurs, dans son 1er point, le périmètre des audits de la certification Qualiopi : ces audits concernent les organismes disposant d’un numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité.

L’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail prévoit que l’organisme candidat à la certification fournit le numéro d’enregistrement de sa déclaration d’activité et la liste des sites dépendant de ce numéro d’enregistrement. Le certificat Qualiopi délivré à un organisme multi-sites comportera alors le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme, son numéro SIREN et les adresses des sites.

Par conséquent, un réseau d’entités disposant chacune d’un numéro d’enregistrement ne correspond pas à ce cas de figure et ne peut être qualifié d’organisme multi-sites dans le cadre de la certification Qualiopi.

1.3. Un organisme comprenant plusieurs services de formation distincts, fonctionnant de manière autonome avec une démarche qualité propre, mais rattachés au même numéro de déclaration d’activité et ayant la même adresse, peut-il bénéficier d’une certification Qualiopi unique, sans être un multi-sites ?

Pour bénéficier d’une certification unique rattachée à l’organisme portant le numéro de déclaration d’activité, l’organisme doit pouvoir être qualifié de multi-sites et donc répondre aux critères mentionnés à l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité, c’est-à-dire :

· Avoir un seul et unique système qualité,

· Identifier une fonction centrale qui fait partie de l’entité et qui a une autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique.

En l’état, l’organisme ne répond pas aux critères du multi-sites. S’il souhaite bénéficier d’une certification unique, il devra donc mettre en œuvre les changements organisationnels nécessaires pour parvenir à une démarche qualité commune.

De même, un organisme constitué d’un groupe d’établissements, réunis sous un même SIREN (avec un numéro de déclaration d’activité) mais gérés de manière autonome, ne pourra bénéficier d’une certification multi-sites que s’il met en place un système qualité unique piloté par la fonction centrale.

(3) Il s’agit des fonds provenant des opérateurs de compétences, des commissions paritaires interprofessionnelles régionales (associations Transitions pro), de l’Etat, des régions, de la Caisse des dépôts et consignations, de Pôle Emploi et de l’Agefiph.

1.4. Les organismes de portage salarial peuvent-ils être considérés comme un organisme multi-sites ?

Un organisme de portage salarial est considéré comme un organisme multi-sites dans le cas où il répond à la définition précisée à l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail.

En revanche, les salariés portés par cet organisme ne peuvent pas être considérés comme des sites en tant que tels. C’est l’organisme de portage qui sera certifié et non les salariés portés.

1.5. Un organisme ayant un site unique mais dont un salarié travaille à son domicile est-il considéré comme un multi-sites ?

Non, il s’agit d’un salarié de l’organisme en télétravail, et non d’un site de réalisation de l’activité en tant que tel. Le domicile du salarié n’est pas un site de l’organisme, cet organisme ne sera donc pas considéré comme un multi-sites mais comme un site unique.

1.6. Un organisme dont le personnel sur site est employé à mi-temps est-il considéré comme personnel permanent ?

Oui, si le personnel fait l’objet d’un contrat de travail dont l’exécution se fait sur ce site, à mitemps ou à temps partiel, il est alors considéré comme personnel permanent de l’organisme candidat à la certification sur ce site.

1.7. Un site uniquement utilisé comme lieu de réalisation des formations, sans aucune activité administrative, commerciale ou d’ingénierie de formation, est-il considéré comme un site ?

Le premier critère à prendre en compte est celui de la présence permanente du personnel de l’organisme sur le site. Le site ne doit pas être une simple salle de formation, mais bien le lieu d’exécution (domiciliation) du contrat de travail du formateur présent sur le site.

S’agissant du type d’activité réalisée sur le site, l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit mentionne effectivement les « sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées ». Il faut donc établir quelles activités sont réalisées sur le site. En effet, même sur un site dédié uniquement à la formation, des missions administratives sont réalisées, par exemple : suivi de l’assiduité des stagiaires, remise ou affichage du règlement intérieur, etc. Par ailleurs, l’audit d’un site dédié à la réalisation de la formation permet de vérifier que certains indicateurs sont conformes au référentiel national qualité, notamment la mise en œuvre de la prestation de formation (cf indicateur 10 du guide de lecture du référentiel national qualité) et l’adéquation des moyens humains et techniques (cf indicateur 17 du guide de lecture du référentiel national qualité). Dans ces conditions, le site doit être inclus dans l’échantillonnage.

1.8. La fonction centrale fait-elle partie de la base à échantillonner ?

Non, le calcul de l’échantillon des sites à auditer se fait hors fonction centrale qui est obligatoirement auditée lors de chaque audit (article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit).

1.9. Si le site hébergeant la fonction centrale est également site de réalisation des prestations de formation, est-il comptabilisé dans le nombre total de sites pour l’échantillonnage ?

Dans le cas où la fonction centrale se situe sur le même site que le lieu de réalisation de la formation, la fonction centrale sera auditée obligatoirement et le site accueillant les formations sera comptabilisé dans l’échantillonnage à auditer au titre de ses activités de formation.

1.10. Un site d’un organisme multi-sites peut-il être écarté de l’échantillonnage ?

Non, aucun site d’un organisme multi-sites ne peut être écarté de l’échantillonnage, même si son activité relève de fonds privés.

Dans le cas d’un site à l’étranger, il ne sera pas écarté non plus de l’échantillonnage et pourra se faire auditer à distance.

1.11. L’audit de surveillance d’un organisme multi-sites peut-il être réalisé à distance ?

Oui, l’audit de surveillance des organismes multi-sites obéit aux mêmes règles que celui des organismes mono-sites. Cependant une durée de 0,5 jour d’audit doit être ajoutée par site échantillonné.

NB : L’audit de surveillance doit être réalisé sur site si l’audit initial a été réalisé à distance, conformément aux arrêtés du 24 juillet 2020, du 7 décembre 2020 et du 30 décembre 2021.

1.12. Les certificateurs doivent-ils vérifier à nouveau les conditions d’éligibilité des organismes multi-sites au moment de l’audit de surveillance ?

Oui, les certificateurs doivent s’assurer que les conditions d’éligibilité des organismes multisites sont toujours valides au moment de l’audit de surveillance (article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit).

1.13. En quoi consistent les obligations de surveillance de la fonction centrale des organismes multi-sites?

La fonction centrale des organismes multi-sites doit s’assurer a minima du respect des exigences du référentiel national qualité au sein de chacun de ses sites.

1.14. L’organisation de la qualité par la fonction centrale peut-elle être sous-traitée ?

Non, le système qualité unique doit être traité directement par la fonction centrale.

1.15. Le certificat délivré doit-il mentionner tous les sites et toutes les catégories d’actions par site ?

Le certificat est délivré à l’organisme candidat qui a fait la demande, après audit d’un échantillon de sites. Il est établi au nom de l’organisme, avec la mention des catégories d’actions auditées et pour l’ensemble de ses sites. Le certificat mentionnera, d’une part les catégories d’actions certifiées, et d’autre part, la liste des sites, sans préciser les catégories d’actions par site.

1.16. Le certificat Qualiopi doit-il être affiché au sein de tous les sites de l’organisme ?

Oui, l’obligation d’affichage du certificat vaut pour l’ensemble des sites dont l’adresse figure sur le certificat de l’organisme.

1.17. Que se passe-t-il si, lors de l’audit, l'organisme certificateur constate que l’organisme audité ne répond pas aux exigences d’un organisme multi-sites (rôle de la fonction centrale, système qualité unique) ?

L’audit d’un organisme multi-sites n’est possible que si celui-ci répond aux conditions d’éligibilité posées par l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit. Si lors de l’audit, l’organisme certificateur constate que l’organisme ne répond pas à ces critères (absence d’un système qualité unique piloté par une fonction centrale), l’audit ne pourra pas se tenir.

1.18. Quelles sont les modalités d’audit pour un organisme monosite certifié qui s’étend sur un ou plusieurs sites et devient ainsi un organisme multi-sites ?

Dans le cas d’un organisme monosite qui s’étend et devient multi-sites, il sera nécessaire de procéder à un nouvel audit initial. En effet, l’organisme doit être audité pour vérifier qu’il répond aux critères d’un organisme multi-sites, notamment concernant le rôle de la fonction centrale. L’audit devra respecter les modalités d’audit d’un organisme multi-sites (audit de la fonction centrale et échantillonnage des sites). Après ce nouvel audit initial, un nouveau certificat sera émis, avec une nouvelle date de validité et la mention des sites.

1.19. L’audit d’un nouveau site ajouté à un organisme multi-sites peut-il être réalisé à distance ?

Oui, l’audit du ou des nouveaux sites avant leur ajout sur le certificat peut être réalisé à distance ou sur site, à l’appréciation de l’organisme certificateur.