Nouveaux entrants

Questions liées aux nouveaux entrants

7.1. Quels organismes de formation seront considérés comme « nouveaux entrants » ?

Conformément à l’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit, est considéré comme nouvel entrant :

- un prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité ;

- un prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.

Pour déterminer si un organisme est dans sa première année d’activité, il convient d’identifier si l’organisme a transmis un premier bilan pédagogique et financier.

Pour déterminer si un organisme débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, il convient de vérifier dans le dernier bilan pédagogique et financier transmis si l’organisme a déclaré une activité relative à cette catégorie (produits relatifs à des contrats d’apprentissage déclarés dans la partie financière du bilan, stagiaires et heures de formation pour des actions de bilans de compétences ou d’accompagnement à la VAE déclarés dans la partie pédagogique du bilan). Si l’organisme n’avait pas d’activité sur cette catégorie dans le dernier bilan pédagogique et financier transmis, il sera considéré comme un nouvel entrant sur cette catégorie.

7.2. Quelles sont les modalités d’audit pour les nouveaux entrants ?

Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national qualité font l’objet de modalités d’audit adaptées à l’audit initial. Pour ces indicateurs, l’organisme certificateur procède à la vérification de la formalisation du processus à l’audit initial, la mise en œuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité étant vérifiée à l’audit de surveillance, comme cela est précisé dans le guide de lecture du référentiel national qualité.

Par ailleurs, la durée de l’audit de surveillance est majorée de 0,5 jour pour permettre cette vérification.

7.3. Si un organisme était nouvel entrant pour une partie des catégories d’actions auditées à l’audit initial, la durée de son audit de surveillance sera-t-elle majorée ?

L’organisme avait une activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences depuis plus d’un an mais débutait son activité sur une des catégories (par exemple l’apprentissage). Lors de l’audit initial, il a pu bénéficier pour cette catégorie des modalités d’audit adaptées pour les nouveaux entrants pour les indicateurs mentionnés à l’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit.

L’organisme ayant été audité en partie comme nouvel entrant à l’audit initial, la durée de son audit de surveillance sera majorée.

7.4. Si un organisme a bénéficié des modalités d’audit des nouveaux entrants lors de l’extension de sa certification à une nouvelle catégorie d’actions, la durée de son audit de surveillance sera-t-elle majorée ?

L’organisme débute son activité sur une nouvelle catégorie d’actions, l’audit d’extension de sa certification à cette catégorie peut donc être réalisé selon des modalités d’audit adaptées prévues à l’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit.

En revanche, dans la mesure où l’audit initial de l’organisme n’a pas été réalisé selon les modalités d’un nouvel entrant, la durée de l’audit de surveillance ne sera pas majorée.

7.5. Un organisme de formation qui n’a pas encore débuté son activité peut-il être certifié Qualiopi ?

Non, la mise en œuvre d’une action concourant au développement des compétences relevant de la catégorie objet de la demande est un prérequis au déclenchement de l‘audit. La contractualisation (signature de la convention de formation) n’est pas suffisante pour réaliser l’audit. Dans le cas des formations longues, la formation, si elle n’est pas encore entièrement réalisée, doit au moins avoir débuté

7.6. Que se passe-t-il si un organisme n’a pas obtenu son numéro de déclaration d’activité à la date de l’audit ou dans les trois mois suivant cette date ?

L’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit prévoit que l’organisme candidat transmet à l’organisme certificateur le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois. Un organisme de formation peut donc ne pas encore avoir obtenu son numéro de déclaration d’activité à la signature du contrat de certification ou le jour de l’audit. En revanche, la certification ne peut être délivrée si l’organisme n’a pas de numéro de déclaration d’activité.

Néanmoins, l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit ne prévoit aucun délai pour l’obtention du numéro de déclaration d’activité à compter de la date de l’audit. Aussi, la décision d’attribution de la certification peut être suspendue jusqu’à l’obtention par l’organisme de son numéro, qui permettra de délivrer le certificat. Un délai peut éventuellement être prévu contractuellement par l’organisme certificateur.

Modalités de détermination de la durée de l’audit pour les nouveaux entrants n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier : voir Question 2.13