Autres

Autres questions

9.1. Un organisme de formation qui sous-traite l’intégralité des formations réalisées peut-il être certifié Qualiopi ? Dans ce cadre, le sous-traitant peut-il être audité, en particulier par le biais d’une visite sur place, sur les lieux de réalisation des formations ?

Oui, tout organisme de formation déclaré est soumis à l’obligation de certification Qualiopi lorsqu’il perçoit des fonds des organismes mentionnés à l’article L. 6316-1. La certification concerne toutes les formations, qu’il les réalise directement ou qu’il les sous-traite partiellement ou en totalité. Il porte la responsabilité de la qualité pour son sous-traitant, conformément à l’indicateur 27 du guide de lecture du référentiel national qualité.

Dans le cas où il ne réalise aucune formation lui-même et sous-traite la réalisation de l’ensemble des actions à des sous-traitants, il devra mettre en place les dispositions nécessaires pour être en mesure de s’assurer du respect du référentiel national qualité par ses sous-traitants.

L’audit portera sur l’ensemble des indicateurs, pas seulement l’indicateur 27. Cependant, le sous-traitant n’étant pas certifié, il ne sera pas audité directement. Il reviendra à l’organisme de formation portant la demande de certification Qualiopi d’apporter les éléments de preuve du respect des indicateurs, en réclamant le cas échéant les justificatifs à ses sous-traitants.

S’agissant du lieu de réalisation de l’audit, l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit prévoit, à l’article 1er, que l’organisme certificateur réalise l’audit dans les locaux de l’organisme candidat. Toutefois, il précise que, dans le cas où l’organisme candidat ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l’audit. Dans cette hypothèse, une partie de l’audit peut donc avoir lieu chez le sous-traitant, lieu de réalisation effective des formations. Ceci suppose l’accord de l’organisme de formation qui demande la certification, charge à lui d’obtenir l’assentiment de son sous-traitant.

9.2. Quelle est la situation des co-traitants au regard de l’obligation de certification Qualiopi ? Sont-ils concernés par les indicateurs 21 et 27 du référentiel national qualité ?

Les indicateurs 21 et 27 du référentiel national qualité ne s’appliquent pas à la co-traitance. En effet, la co-traitance est à distinguer des situations de sous-traitance.

Dans le cadre de la co-traitance, des prestataires se constituent en groupement solidaire ou conjoint afin de répondre à un marché public. Les membres du groupement sont en relation contractuelle avec l'acheteur public et sont responsables vis-à-vis de lui.

Ainsi, le mandataire ne peut porter la certification Qualiopi au nom des membres du groupement. Chaque membre du groupement, dès lors qu'il est prestataire d’actions concourant au développement des compétences et souhaite percevoir des fonds publics, doit détenir sa propre certification Qualiopi. Il atteste de sa certification auprès du pouvoir adjudicateur.

9.3. En l’absence de locaux administratifs et de lieu de réalisation des formations, l’audit initial peut-il être réalisé à distance ?

L’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité prévoit que l’audit initial est réalisé sur place, dans les locaux de l’organisme candidat. Dans le cas où celui-ci ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions, il appartient aux parties de convenir du lieu de l’audit.

En l’absence de locaux administratifs, une rencontre physique entre l’organisme certificateur et l’organisme candidat est tout de même nécessaire dans un lieu déterminé par les parties.

9.4. Un organisme de formation déjà détenteur d’un label en cours de validité délivré par une instance de labellisation est-il dispensé de la certification Qualiopi ?

Les instances de labellisation reconnues par France Compétences sont autorisées à délivrer la certification Qualiopi. Cependant, la reconnaissance de la certification Qualiopi pour un organisme de formation déjà détenteur du label n’est pas automatique.

L’organisme devra de nouveau être audité par l’instance de labellisation pour être certifié Qualiopi. Il pourra bénéficier d’une durée d’audit aménagée, conformément à l’article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit. L’audit initial ne portera que sur certains indicateurs mentionnés dans le guide de lecture du référentiel national qualité (6).

9.5. Les établissements d’enseignement supérieur réputés avoir satisfait à l’obligation de certification qualité peuvent-ils utiliser la marque Qualiopi ?

Les établissements visés à l’article L. 6316-4 II du code du travail sont réputés avoir satisfait à l’obligation de certification. Ils bénéficient du droit d’usage de la marque Qualiopi, dans les conditions prévues au règlement d’usage de la marque et ses annexes (charte graphique et charte d’usage). Ils peuvent utiliser la marque en apposant la mention dédiée : « L’article L.6316-4 II du code du travail reconnait la qualité de l’établissement d’enseignement supérieur au titre des 4 catégories d’actions concourant au développement des compétences. »

9.6. Un organisme de formation certifié déménage et change de région. On lui attribue un nouveau numéro de déclaration d’activité. Peut-il conserver sa certification malgré le changement de numéro de déclaration d’activité ?

En cas de déménagement, l’organisme de formation déclare son changement d’adresse à la DREETS de sa région d’origine. Le service régional de contrôle informe la DREETS de sa région d’arrivée qui procède à l’enregistrement d’une nouvelle déclaration d’activité et lui attribue un nouveau numéro.

Pour autant, l’organisme de formation conserve sa certification. A cet effet, il demande à l’organisme certificateur l’émission d’un nouveau certificat mis à jour avec le nouveau numéro de déclaration d’activité et la nouvelle adresse. L’audit de surveillance ou de renouvellement permettra de vérifier l’impact des changements liés au déménagement sur la qualité de l’organisme.

(6) Ces indicateurs sont listés en annexe du guide de lecture : indicateurs communs 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32 et tous les indicateurs spécifiques.

9.7. Quelles sont les modalités de certification Qualiopi d’un organisme de formation étranger ayant un site de formation en France et souhaitant percevoir des fonds de la part des financeurs mentionnés à l’article L. 6316-1 du code du travail ?

Un organisme de formation dont le siège social se situe à l’étranger et qui exerce une partie de son activité sur le territoire français dépose une déclaration d’activité et désigne un représentant domicilié en France habilité à répondre en son nom aux obligations légales, conformément à l’article R. 6351-3 du code du travail.

Par conséquent, le représentant en France de l’organisme étranger devra répondre du respect des critères du référentiel national qualité au nom de l’organisme étranger. Les audits seront réalisés auprès du représentant en France, à qui il reviendra de récupérer auprès de l’organisme étranger les éléments de preuve nécessaires.

En l’absence de locaux dédiés à la réalisation des actions, l’organisme certificateur et le représentant en France pourront convenir du lieu de réalisation de l’audit.

9.8. Quelle antériorité est prise en compte lors de l’audit initial pour apprécier les indicateurs du référentiel ?

L’organisme certificateur définit la période sur laquelle seront examinés les indicateurs du référentiel. Dans le cas où le référentiel national qualité n’a pu être mis en œuvre durant cette période, l’audit ne portera que sur les dernières sessions organisées.

9.9. Un organisme de formation candidat à la certification Qualiopi dispense à la fois des actions financées sur fonds publics et des actions financées sur fonds privés. Les formations financées sur fonds privés seront-elles auditées lors de l’audit ?

L’audit Qualiopi porte sur des process qualité et non sur des actions en particulier. Dès lors que l’organisme de formation sollicite la certification Qualiopi sur une catégorie d’actions, l’audit porte sur l’ensemble des actions concourant au développement des compétences de cette catégorie, indépendamment de l‘origine des financements.

9.10. La présence d’un personnel de l’organisme candidat est-elle obligatoire lors de l’audit ?

Oui, le plan d’audit doit mentionner le nom des personnes de l‘organisme candidat à rencontrer. On entend par personnel de l’organisme le personnel interne de l’organisme, figurant sur l’organigramme transmis à l’organisme certificateur.

9.11. Un transfert de certification est-il possible entre une instance de labellisation et un organisme certificateur ?

L’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit est également applicable aux instances de labellisation. Un transfert d’une certification délivrée par une instance de labellisation vers un organisme certificateur accrédité par le COFRAC est donc possible, dans les conditions prévues à l’article 7 de l’arrêté. Dans ce cas, seule la certification Qualiopi sera transférée, le label étant attribué uniquement par l’instance de labellisation.

A l’inverse, un transfert d’une certification délivrée par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC vers une instance de labellisation n’est pas possible. En effet, les instances de labellisation ne sont autorisées à délivrer la certification Qualiopi que dans une démarche « 2 en 1 » avec leur label : l’instance de labellisation ne peut délivrer la certification Qualiopi sans délivrer le label. Par ailleurs, dans cette situation, dans la mesure où la certification a été délivrée initialement par un organisme certificateur indépendamment du label, les dates de validité du certificat Qualiopi et du label ne coïncideraient pas, les cycles d’audit ne seraient pas similaires.

Aussi, un organisme ayant été certifié par un organisme certificateur et souhaitant à présent se tourner vers une instance de labellisation devra :

- Soit attendre la fin de validité de sa certification Qualiopi et l’audit de renouvellement pour réaliser une demande de certification à une instance de labellisation. Dans l’attente, il peut éventuellement solliciter le label seul.

- Soit repasser un audit initial avec une instance de labellisation pour obtenir une certification « 2 en 1 ». Cela suppose la rupture du contrat avec le certificateur Qualiopi et la caducité du certificat émis par l’organisme certificateur.

9.12. Quels sont les impacts d’une réorganisation d’activité entre deux structures sur la certification ?

L’impact sur la certification Qualiopi dépendra des modalités de la réorganisation.

a) Fusion-création d’une nouvelle entité / fusion-absorption ou rachat d’un organisme de formation certifié par un organisme de formation non certifié

La certification Qualiopi étant associée à une entité juridique (SIREN) et à un numéro de déclaration d’activité (NDA), le transfert de la certification Qualiopi entre deux structures n’est pas autorisé. En cas de création d’une nouvelle entité résultant d’une fusion, absorption ou d’un transfert à une autre entité juridique, cette dernière devra faire une demande de certification (réalisation d’un audit initial comme un nouvel entrant). Aucun processus de certification allégé n’est prévu dans ce cadre.

b) Fusion-absorption ou rachat d’un organisme de formation certifié par un autre organisme de formation certifié

Si un organisme certifié absorbe ou rachète un organisme de formation, c’est-à-dire que la fusion est réalisée sur un numéro de déclaration d’activité existant auquel est associée une certification Qualiopi, l’organisme certifié devra suivre la procédure d’ajout de nouveaux sites afin de pouvoir intégrer les sites issus de l’organisme absorbé à son certificat. Ces sites devront être audités, en procédant à un échantillonnage dans les conditions prévues à l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit.

Si l’organisme qui absorbe ou rachète l’organisme de formation était constitué d’un site unique, il devra se soumettre à un nouvel audit initial en tant qu’organisme multi-sites.