Durées d’audit

Questions liées aux durées d’audit

2.1. A quoi correspondent les durées d’audit fixées par l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail, et notamment son article 4 ?

Les durées d’audit mentionnées dans l’arrêté correspondent à la durée d’audit sur site ou à distance, depuis la réunion d’ouverture jusqu’à la fin de la réunion de clôture. Les temps de préparation, planification et restitution du rapport ne sont pas inclus. Les durées sont calculées à la demi-journée. Par conséquent, il n’est pas possible de faire, par exemple, 1,5 jour en une seule journée, indépendamment du nombre d’heures effectuées. Il est cependant possible que la demi-journée démarre en début d’après-midi.

2.2. Pour un organisme multi-sites, comment doit être répartie la durée d’audit entre la fonction centrale et les sites ?

L’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit prévoit des durées d’audit globales. Il n’impose pas de répartition de la durée entre la fonction centrale et les sites. Aussi, l’organisme certificateur est libre de répartir cette durée selon les objectifs de l’audit, le cas échéant en consacrant plus d’une demi-journée par site.

2.3. Quelle est la durée d’audit dans le cadre d’une demande d’extension de certification ?

La durée est la même que pour l’audit initial, c’est-à-dire la durée de base à laquelle s’ajoute la durée de la catégorie d’actions faisant l’objet de l’extension et le cas échéant la durée d’audit prévue par site échantillonné (article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit). L’audit porte sur les catégories d’actions faisant l’objet de la demande d’extension.

2.4. En cas de demande d’extension de la certification sur deux catégories d’actions, quelle est la durée d’audit ?

Lorsque l’organisme demande simultanément l’extension de sa certification sur deux catégories d’actions, la durée de base n’est retenue qu’une seule fois. Ainsi, la durée de l’audit sera la durée de base à laquelle s’ajoutera la durée prévue pour les deux catégories d’actions faisant l’objet de l’extension et le cas échéant la durée d’audit prévue par site échantillonné (article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit).

2.5. En cas d’ajout de nouveaux sites à un organisme multi-sites, sur quelle durée la fonction centrale est-elle auditée ?

En cas d’ajout de nouveaux sites à un organisme multi-sites, l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit prévoit, en complément de l’audit des nouveaux sites échantillonnés, que la fonction centrale est auditée, comme lors de chaque audit. Aucune durée n’est imposée pour l’audit de la fonction centrale.

2.6. Exemples de calcul de durée d’audit pour l’audit initial d’un organisme multi-sites

L’échantillonnage se fait sur l’ensemble des sites, quelle que soit la catégorie d’actions concernée. Le nombre de sites à auditer est le résultat de la racine carrée du nombre total de sites, arrondi à l’entier le plus proche.

Exemple 1

Organisme réalisant un chiffre d’affaires en formation professionnelle compris entre 150 000 et 750 000 € et demandant une certification Qualiopi pour 2 catégories d’actions (action de formation, VAE), sur 3 sites (hors fonction centrale) dont un spécifique pour la VAE :

Durée de base : 1 jour

Action de formation : +0,5 jour

VAE : +0,5 jour

Sites échantillonnés (2 sites) : +1 jour

(Racine carrée de 3 sites = 1,7 arrondi à 2 sites x 0,5 jour = 1 jour)

Durée d’audit : 3 jours

Exemple 2

Organisme réalisant un chiffre d’affaires en formation professionnelle de plus de 750 000 € et demandant une certification Qualiopi pour 2 catégories d’actions (action de formation, action de formation par apprentissage) sur 4 sites (hors fonction centrale)

Durée de base : 1,5 jour

Action de formation : +0,5 jour

Apprentissage : +1 jour

Sites échantillonnés (2 sites) : +1 jour

(Racine carrée de 4 sites = 2 x 0,5 jour = 1 jour)

Durée d’audit : 4 jours

Exemple 3

Organisme disposant d’une certification conformément à l’article R. 6316-3 dans sa rédaction en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active à sa demande de certification ; réalisant un chiffre d’affaires en formation professionnelle compris entre 150 000 et 750 000 € ; demandant une certification Qualiopi pour 3 catégories d’actions (action de formation, VAE, bilan de compétences) sur 5 sites (hors fonction centrale) :

Durée de base (4) : 0,5 jour

Action de formation : +0 jour

VAE : +0 jour

Bilan de compétences : +0 jour

Sites échantillonnés (2 sites) : +1 jour

(Racine carrée de 5 sites = 2,23 arrondi à 2 sites x 0,5 jour = 1 jour)

Durée d’audit : 1,5 jour

(4) cf. article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit

2.7. Exemple de calcul de durée pour l’audit de surveillance d’un organisme multi-sites

A l’audit de surveillance, le nombre de sites à auditer est le résultat de la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondi à l’entier le plus proche.

Exemple

Organisme réalisant un chiffre d’affaires en formation professionnelle inférieur à 750 000 € et demandant une certification Qualiopi pour 2 catégories d’actions (action de formation, bilan de compétences), sur 3 sites (hors fonction centrale) :

Durée de base : 0,5 jour

Action de formation : +0 jour

Bilan de compétences : +0 jour

Site échantillonné (1 site) +0,5 jour

(Racine carrée de 3 x 0,6 = 1,2 arrondi à 1 site x 0,5 jour = 0,5 jour)

Durée d’audit : 1 jour

2.8. Exemples de calcul de durée d’audit pour un organisme multi-sites dans le cadre de l’extension à une nouvelle catégorie ou de l’ajout de nouveaux sites

Dans le cadre de l’extension de la certification à une nouvelle catégorie d’actions, l’échantillonnage est réalisé sur les sites concernés par la nouvelle catégorie.

Dans le cadre de l’ajout de nouveaux sites, un audit est réalisé avant d’ajouter les sites sur le certificat. Un échantillonnage des nouveaux sites à auditer est réalisé. L’échantillon est la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. En complément de l’audit des nouveaux sites, l’organisme certificateur audite la fonction centrale. Si tout ou partie des nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d’actions, une demande d’extension de la certification à la catégorie d’actions est réalisée conjointement.

Exemple 1

Organisme multi-sites constitué de 2 sites, ayant un chiffre d’affaires en formation professionnelle de moins de 150 000 €, certifié sur la catégorie action de formation et souhaitant ajouter la catégorie action de formation par apprentissage sur les sites existants. L’ensemble des sites proposent des actions de formation par apprentissage :

Durée de base : 1 jour

Apprentissage : +0,5 jour

Site échantillonné (1 site) : +0,5 jour

(Racine carrée de 2 sites = 1,4 arrondi à 1 x 0,5 jour = 0,5 jour)

Durée d’audit : 2 jours

Exemple 2

Organisme multi-sites constitué de 4 sites, ayant un chiffre d’affaires en formation professionnelle compris entre 150 000 et 750 000 €, certifié sur la catégorie action de formation et souhaitant ajouter la catégorie action de formation par apprentissage. Seul un site réalise des actions de formation par apprentissage :

Durée de base : 1 jour

Apprentissage : +0,5 jour

Sites échantillonnés (1 site) : +0,5 jour

(Racine carrée de 1 site = 1 x 0,5 jour = 0,5 jour)

Durée d’audit : 2 jours

Exemple 3

Organisme multi-sites constitué de 4 sites, ayant un chiffre d’affaires en formation professionnelle compris entre 150 000 et 750 000 €, certifié sur la catégorie action de formation et souhaitant ajouter 3 nouveaux sites à son certificat, sur le périmètre de la certification initiale (même catégorie) :

Sites échantillonnés (2 sites) : 1 jour

(Racine carrée de 3 sites = 1,7 arrondi à 2 x 0,5 jour = 1 jour)

Durée d’audit : 1 jour

Exemple 4

Organisme multi-sites constitué de 4 sites, ayant un chiffre d’affaires en formation professionnelle compris entre 150 000 et 750 000 €, certifié sur la catégorie action de formation et souhaitant ajouter 3 nouveaux sites à son certificat, dont 2 réalisent uniquement des actions de formation et 1 propose des bilans de compétences :

Durée de base : 1 jour

Bilan de compétences : +0,5 jour

Sites échantillonnés (2 sites) : +1 jour

(Racine carrée de 3 sites = 1,7 arrondi à 2 x 0,5 jour = 1 jour)

Durée d’audit : 2,5 jours

Exemple 5

Dans le cas où un organisme multi-sites souhaite développer une activité sur une nouvelle catégorie d’actions sur une partie des sites existants et ajouter des nouveaux sites, dont une partie sera concernée par cette nouvelle catégorie, l’échantillonnage pourra être réalisé globalement sur les sites concernés par ces changements. Ainsi, il faudra prendre en compte d’une part la durée pour l’extension de catégorie (durée de base et durée de catégorie) et d’autre part réaliser le calcul de l’échantillonnage des sites qui intègrera les sites concernés par la nouvelle catégorie (anciens ou nouveaux) et les nouveaux sites à auditer sur le périmètre existant. Ce calcul permettra de déterminer le nombre de sites à auditer. L’échantillon des sites à auditer devra être représentatif de la variété des sites, c’est-à-dire que les sites audités devront, dans la mesure du possible, couvrir les différentes situations (ancien site concerné par

l’extension, nouveau site concerné par l’extension, nouveau site sur le périmètre initial de la certification).

Exemple de calcul : Organisme multi-sites constitué de 4 sites, ayant un chiffre d’affaires en formation professionnelle compris entre 150 000 et 750 000 €, certifié sur la catégorie action de formation et souhaitant ajouter 3 nouveaux sites à son certificat, dont 2 réalisent uniquement des actions de formation et 1 propose des actions de formation par apprentissage. L’organisme souhaite également proposer l’activité de formation par apprentissage sur un de ses sites existants.

Durée de base : 1 jour

Apprentissage : +0,5 jour

Sites échantillonnés (2 sites) : +1 jour

(Racine carrée de 4 sites = 2 x 0,5 jour = 1 jour)

Durée d’audit : 2,5 jours

2.9. Quelles sont les conditions pour bénéficier d’un audit initial aux durées aménagées pour les multi-sites disposant d’une certification ou d’une labellisation CNEFOP ?

L’article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail précise que « Tout organisme disposant d’une certification ou d’une labellisation obtenue conformément à l’article R. 6316-3 dans sa rédaction en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active au moment de sa demande de certification est autorisé à demander que l’audit initial soit réalisé selon les conditions de durées aménagées ci-dessous. L’audit ne concerne alors que certains indicateurs précisés sur le site du ministre chargé de la formation professionnelle. L’organisme certificateur s’assure que le certificat de l’organisme est actif au moment de sa demande de certification. »

Ø Cas n°1 d’un organisme certifié ou labellisé selon une démarche reconnue par le CNEFOP sur un périmètre restreint de sites et qui souhaite déposer un dossier de demande de certification Qualiopi pour un périmètre plus étendu de sites.

Les durées d’audit aménagées sont applicables à l’audit initial pour l’ensemble des sites, la certification Qualiopi étant rattachée à l’organisme pour l’ensemble de ses sites.

Ø Cas n° 2 d’un organisme certifié ou labellisé par le CNEFOP dans le cadre d’un réseau, mais dont la qualité de multi-sites ne peut être reconnue dans le cadre de la certification Qualiopi. Les anciens sites, dorénavant déclarés comme organismes de formation, peuvent-ils bénéficier de la durée d’audit aménagée au titre de leur appartenance au réseau labellisé ?

L’audit de certification de chaque organisme issu de l’ancien réseau labellisé peut faire l’objet des conditions de durée d’audit aménagée prévues à l’article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit.

2.10. Un organisme détenteur d’un certificat ou label reconnu par le CNEFOP sur ses actions de formation ouvre un CFA. Peut-il bénéficier de la durée d’audit aménagée pour sa certification sur les catégories action de formation et action de formation par apprentissage ?

La durée d’audit aménagée s’apprécie de manière globale, indépendamment des catégories d’actions couvertes par l’ancien certificat ou label. Ainsi, un organisme détenteur d’un certificat ou d’un label reconnu par le CNEFOP peut demander à bénéficier de la durée aménagée d’audit, y compris si l’ancien label détenu ne couvre pas l’ensemble des catégories d’actions sur lesquelles il demande à être certifié Qualiopi. Les durées d’audit applicables seront la durée de base et les durées par catégorie d’actions et site mentionnées à l’article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit.

Pour bénéficier de la durée d’audit aménagée sur les deux catégories d’actions, la première demande de certification devra porter sur les catégories action de formation et action de formation par apprentissage. En effet, la durée aménagée ne porte que sur l’audit initial.

2.11. Pour bénéficier de la durée aménagée d’audit, le certificat ou le label reconnu par le CNEFOP doit-il être encore actif au moment de la réalisation de l’audit et de la délivrance de la certification Qualiopi ?

Non, le certificat ou le label détenu doit être actif au moment de la demande de certification, conformément à l’article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit.

2.12. Quel chiffre d’affaires est pris en compte pour déterminer la durée de l’audit ?

L’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit prévoit que la durée de l’audit se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’actions 15 concourant au développement des compétences, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié. Le chiffre d’affaires pris en compte est le montant total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle inscrit dans le dernier bilan pédagogique et financier transmis.

Afin que la durée d’audit soit la plus proche possible de la situation de l’organisme, le dernier bilan pédagogique et financier disponible est collecté en amont de l’audit initial, en amont de l’audit de surveillance et de renouvellement, ainsi qu’en amont des audits d’extension à une nouvelle catégorie d’actions.

2.13. Comment déterminer la durée de l’audit initial pour un organisme de formation dans sa première année d’activité (nouvel entrant) ?

La durée de l’audit se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences. Un organisme de formation nouvellement créé, n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier à l’administration, devra fournir un document indiquant le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences, pour permettre d’établir son chiffre d’affaires. Ce document sera établi par l’organisme candidat à partir de ses données comptables, qui pourront faire l’objet d’une vérification sur place le jour de l’audit (comparaison entre le montant des produits déclarés à l’organisme certificateur et les produits inscrits en comptabilité).

2.14. Un organisme de formation, ayant un chiffre d’affaires en formation professionnelle supérieur à 150 000 € a transféré l’activité de formation à une de ses filiales, qui s’est déclarée organisme de formation (avec un nouveau numéro de déclaration d’activité). Cet organisme nouvellement déclaré n’a pas de bilan pédagogique et financier à présenter puisqu’il démarre son activité. Pour le calcul de la durée d’audit, faut-il prendre en compte le bilan pédagogique et financier de l’ancien organisme de formation ou appliquer la durée d’audit minimale ?

Bien qu’issue d’un organisme de formation existant, à partir du moment où la filiale s’est constituée en organisme de formation distinct, avec son propre numéro de déclaration d’activité, elle doit être considérée indépendamment du chiffre d’affaires du groupe, comme un nouvel entrant. Ainsi, n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier à l’administration, l’organisme de formation devra fournir un document indiquant le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences permettant d’établir son chiffre d’affaires, et à partir duquel sera déterminée la durée de l’audit.

2.15. Quels éléments nouveaux, constatés lors de l’audit, peuvent affecter la durée d’audit initialement prévue au contrat ?

Les pièces transmises lors de l’établissement du contrat de certification ont permis de déterminer la durée de l’audit. Cependant, il peut arriver que l’organisme certificateur constate le jour de l’audit des éléments affectant la durée d’audit initialement prévue au contrat, c’est à-dire :

- Le nombre de sites déclaré par l’organisme n’est pas conforme à la situation de l’organisme ;

- Depuis la signature du contrat, l’organisme a transmis un nouveau bilan pédagogique et financier et le chiffre d’affaires indiqué sur ce bilan entraine une modification de la tranche de référence (CA < 150 000 €, 150 000 € ≤ CA < 750 000 € et CA ≥ 750 000 €) ;

- L’organisme demande la certification sur une catégorie d’actions concourant au développement des compétences différente.

Ces éléments vont en effet modifier à la hausse ou à la baisse la durée de l’audit. Par conséquent, l’organisme certificateur doit tenir compte de ces éléments pour recalculer la durée de l’audit et, au choix, ajuster la durée de l’audit ou programmer un audit complémentaire pour compléter la durée de l’audit.