Indicateur 18

Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).

Action de formation	Bilan de compétences	VAE	Apprentissage
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🏷️ Le référentiel

▶️ Niveau attendu

Démontrer l’existence d’une coordination des fonctions nécessaires à la prestation.

▶️ Éléments de preuve

Organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial, social), liste des intervenants/contributeurs internes ou externes, contrats de travail, de prestations de service, fiches de poste, liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap, planning des intervenants, comptes-rendus de réunions d’équipes, relevés des échanges avec les intervenants externes.

NB : Un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions.

▶️ Obligations spécifiques

VAE : les intervenants externes ne sont ni les certificateurs ni les financeurs.

▶️ Non-conformité

Dans l’échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par un défaut ponctuel de coordination.

🚀 Notre Focus

📔 Exemples d'éléments de preuves

• Organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial, social)

• Liste des intervenants/contributeurs

• Contrats de travail, de prestations de service

• Fiches de poste

• Liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap.

👍 Nos conseils

• Questionnement préalable :

  o Quelles sont les procédures mises en place pour favoriser la coordination entre les différents intervenants (internes et externes) ?

  o Ces procédures sont-elles appliquées par l’ensemble des intervenants ?

• Un organigramme est nécessaire pour mettre en évidence le rôle de chacun (même si une seule personne assume tous les rôles)

• Les contrats de travail et contrats de prestation de services peuvent être demandés par l’auditeur

• Des comptes-rendus de réunions pédagogiques peuvent être également une preuve pour cet indicateur

• Les outils de planification, qui démontrent qu’il n’y a pas de conflits de planning

• Des fiches de poste ou fiches de mission peuvent être élaborées

• Cet indicateur permet de vérifier la bonne coordination entre tous les acteurs du prestataire, de l’analyse des besoins jusqu’à la mise en œuvre de la prestation

⚠️ Non conformités 

Non-conformité mineure

• Défaut ponctuel de coordination

Non-conformité majeure

• Absence de mobilisation ou mobilisation partielle des différents intervenants

• Défaut répétitif de coordination des différents intervenants